Executive Business Administrator

담당업무

• 임원 및 경영진 캘린더 관리, 회의 준비와 일정 우선순위 조정

• 회의 물류, 고위급 미팅 후속 조치와 관련 이해관계자 커뮤니케이션

• 임원, Chiefs of Staff, Business Manager, 인사 및 외부 파트너 간 정보 조율

• Business Support 조직의 멘토링, 신규 직원 온보딩·교육, 채용 프로세스 지원

• 인턴 및 대학 채용 지원, 신규 입사자 장비·워크스테이션·배포 목록·보안 그룹 설정 지원

• 인력 이동·퇴사·오프보딩 및 인원 관리 시스템 운영, 재무팀과 인원 현황 관리

• 리더십 행사, 오프사이트, 올핸즈 및 팀 이벤트 기획·운영과 행사 일정 관리

• 복수의 복잡한 프로젝트와 일정의 전 과정 관리, 리더십 대상 운영·프로젝트 관리 지원

• 프로젝트 리스크와 개선사항 파악, 프로세스 개선 및 업무 자동화 기회 발굴

• 구매주문서, 영수증, 세금 관련 자료, 명세서 및 비용 재분류를 포함한 비용 관리

• 하드웨어·비품 관리, 임의 예산 추적·보고, 공급업체 및 재무 처리 지원

• 연간 업무 주기와 임원 회의 일정, 인사·재무·조직 cadence 관리

• 사무공간·좌석·회의실·조직 이동 및 대규모 공간 요청 관리

• 경영진 국내외 출장의 항공·숙박·교통·보안·일정표·여행 서류 조정

• 출장 중 일정 변경과 긴급 이슈 대응, 여행 정책 및 세금 도구 준수 관리

자격요건

• 임원 또는 고위 경영진 대상 행정·비즈니스 지원 경험

• 복잡한 일정, 여러 팀과 우선순위 및 시간대를 고려한 캘린더 관리 역량

• 국내외 출장의 항공·숙박·교통·일정 및 물류 조정 경험

• 회의 자료, 안건, 요약 보고서 및 후속 조치 항목 작성 역량

• 여러 우선순위와 마감, 변동 요청을 관리하는 조직력

• 기밀 정보를 다루는 판단력, 신중함 및 전문성

• 독립적으로 업무를 수행하고 필요를 예측하며 문제를 선제적으로 해결하는 역량

• 비용 보고, 송장 처리, 영수증 추적 및 정책 준수 경험

• Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive 및 SharePoint 활용 능력

• Vice President, General Manager 또는 동급 경영진 지원 경험

• Chiefs of Staff, 리더십 팀 및 여러 이해관계자와의 협업 경험

• 매트릭스 조직에서 다수의 이해관계자를 조율하는 업무 적응력

• 대규모 회의, 리더십 오프사이트, 올핸즈 또는 조직 단위 커뮤니케이션 지원 경험

우대사항

• Business Administration, Human Resources, Marketing, Communications, Psychology 또는 Sociology 관련 학사 학위 또는 동등 경험

• 멘토 또는 팀 리더·감독 경험

• 행사, 조직문화, 출장 또는 교육 관련 행정 예산 검토·관리 경험

• 엔지니어링, 기술 기업 또는 대규모 엔터프라이즈 환경에서의 임원·행정 지원 경험

• 반복 가능한 행정 프로세스 구축 및 개선 경험

보상

• 미국 기본급 시간당 USD 33.89~67.16

• San Francisco Bay Area 및 New York City metropolitan area 기본급 시간당 USD 45.67~73.65

• 일부 역할의 복리후생 및 기타 보상 가능

주요 성공기준

• 정확하고 충돌 없는 일정 및 캘린더 관리

• 신속하고 정책을 준수하는 출장·비용 조정

• 최소한의 수정으로 완성되는 수준 높은 임원 자료

• 신속한 대응, 후속 조치 및 이해관계자 만족

• 선제적인 행정 지원을 통한 임원 시간 절감

마감기한

채용시 마감